Article

MICE PART 2

MICE PART 2

A.      SEBAGAI PELAKSANA

  • 1.       Perizinan:

–          Menyusun surat permohonan izin ke Pemerintah sesuai peraturan yang berlaku.

–          Menyampaikan permohonan izin tersebut ke Pemerintah.

–          Follow Up sampai keluar surat izin dari Pemerintah.

 

  • 2.       Perencanaan:

–           Bersama Panitia menyusun Rencana Anggaran Kongres secara keseluruhan.

–           Bersama Panitia menyusun Rencana Kerja Kongres.

 

  • 3.      Penyambutan di Bandara:

–           Membantu kemudahan proses imigrasi, Douane

–           Menyediakan penyambutan kepada para peserta dan tamu VIP selama kongres berlangsung.

–           Kepada para tamu VIP akan diberikan pengalungan bunga oleh para gadis dengan berpakaian adat.

–           Kedatangan para tamu rombongan akan disambut dengan tarian atau Reog Ponorogo gegap gempita.

 

  • 4.      Akomodasi :

–           Menghubungi hotel venue maupun satelite hotel untuk mengadakan block booking atas semua fasilitas hotel yang diperlukan termasuk alat alat audio visual.

–           Membicarakan dengan pihak hotel venue maupun satellite hotel untuk mendapatkan tariff khusus untuk kongres.

–           Membicarakan dengan panitia untuk menentukan tarif hotel kepada para peserta.

–           Mengadakan hubungan yang akrab dengan para petugas hotel agar dalam pelaksanaan nanti semuanya berjalan lancar.

–           Membicarakan menu makanan yang akan dihidangkan selama kongres berikut harganya.

–           Menyusun sistim pemesanan, agar tidak terjadi hal hal yang tidak diinginkan.

–           Menerima pemesanan kamar hotel dan uang muka pemesanan.

–           Mengirimkan surat konfirmasi kepada peserta yang memesan kamar hotel .

–           Menyampaikan semua pemesanan kamar ke hotel yang bersangkutan dan menyerahkan uang muka pemesanan.

–           Membantu peserta dan panitia dalam berhubungan dengan hotel bila diperlukan.

 

  • 5.       Makanan dan Minuman :

–           Menyediakan makanan dan minuman selama persiapan dan event berlangsung

–           Menghubungi Rumah makan di Hotel untuk memberi harga khusus kepada para peserta yang menginap di hotel tersebut.

–          Menghubungi Restauran dan toko roti untuk mengikuti pameran selama event berlangsung.

 

  • 6.      Pendaftaran Peserta:

–           Menyusun sistim registrasi yang praktis untuk memudahkan pemantauan.

–           Mengirimkan announcement kepada semua calon peserta dengan sistim yang disetujui panitia.

–           Menerima pendaftaran dan menyusun file data peserta.

–           Menerima uang pendaftaran dan mengelola sesuai perjanjian dengan panitia.

 

  • 7.      Keuangan:

–           Membantu menyusun sistim uang masuk dan keluar dan meminta persetujuan panitia.

–           Menerima uang masuk dan mengelola sesuai dengan sistim yang telah ditentukan bersama panitia.

 

  • 8.       Sekretariat:

–           Menempatkan petugas sekretariat di tempat yang ditentukan panitia sebagai sekretariat kongres sesuai kebutuhan.

–          Melaksanakan korespondensi dan sistim komunikasi melalui telex, telepon dan facsimile.

–          Mempersiapkan dan melaksanakan sistim kearsipan yang berisi catatan catatan dan korespondensi.

–          Menyiapkan berkas berkas kongres yang akan diberikan kepada peserta saat registrasi ulang.

–          Menyusun dan melaksanakan sistim registrasi untuk peserta di tempat kongres.

–          Melaksanakan pelayanan informasi di tempat kongres.

–          Membuat catatan catatan yang diperlukan untuk menyusun laporan.

–          Menyusun laporan apabila kongres selesai.

 

  • 9.       Ilmiah:

–           Membantu Seksi Ilmiah :

–           Menyusun acara ilmiah yang akan digelar selama kongres.

–           Melaksanakan korespondensi dengan para pembicara, ketua sidang dan sekretaris sidang.

–           Memantau penyediaan alat audio visual yang diperlukan.

–           Memantau penyusunan ruang sidang yang diperlukan.

–           Mengawasi jalannya sidang ilmiah dan mengatasi apabila ada kesalahan teknis bersama petugas hotel.

 

  • 10.  Transportasi:

–          Menyediakan alat transportasi yang diperlukan untuk penjemputan dari airport, shuttle service hotel venue hotel, acara sosial dan tour.

–          Menyusun sistim dan melaksanakan penjemputan peserta di airport untuk diantar ke hotel.

–          Menyusun sistim dan melaksanakan shuttle service hotel venue hotel.

–          Membantu rekonfirmasi tiket dan melayani pemesanan tiket di tempat kongres.

 

  • 11.  Acara Sosial:

–          Mengurus tempat upacara pembukaan dan penutupan, menurut sistim dan protokoler yang berlaku.

–           Menghubungi artis untuk acara malam kesenian (cultural evening), pesta ‘selamat datang’ (welcome party) dan pesta ‘perpisahan’ (farewell party).

–           Memesan dan merekonfirmasi lokasi untuk field trip / technical visit.

–           Memberikan masukan kepada panitia untuk acaraacara tertentu (permainanpermainan) yang diperlukan untuk acara.

 

  • 12.  Tour dan Acara Pendamping:

–           Menyusun acara tour dan ladies program.

–           Menerima pendaftaran untuk acara tersebut.

–           Melaksanakan acara tersebut dengan lancar dan tertib.

 

  • 13.  S p o n s o r :

–           Mengadakan korespondensi dengan sponsor sesuai petunjuk panitia.

–           Menindaklanjuti kesediaan sponsor sesuai petunjuk panitia.

 

  • 14.  Pameran:

–           Menghubungi kontraktor booth pameran.

–           Menyusun denah ruang pameran bersama kontraktor pameran.

–           Mengadakan korespondensi dengan peserta pameran.

–           Mengawasi saat booth didirikan.

 

  • 15.  Publikasi:

–           Menghubungi wartawan untuk jumpa pers dan memantau pelaksanaan acara tersebut.

–           Menghubungi Stasiun TV untuk penayangan acara pembukaaan dan penayangan iklan kongres.

–           Mengirimkan poster ke alamatalamat sesuai petunjuk panitia.

Untuk menangani MICE tentunya akan menyita banyak waktu, tenaga, pikiran dan juga biaya, Anda tidak harus kehilangan semua itu, sehingga tidak menggangu kegiatan pokok yang lebih penting daripada penanganan acara tersebut, sementara acara itu pun harus tetap berjalan lancar dan sukses, anda dapat mempercayakannya kepada Event Organizer .
By eo bali Prisma Event & Communication

Share This Post:
(0) Comment
Add your comment